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Política de Privacidad SRC

Escrito por Comunicaciones. Publicado en Politica de Privacidad

INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE S.A.

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Agosto de 2013

 

 

Introducción

 

En virtud del literal k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el presente documento tiene por objeto adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad sobre la recolección y tratamiento de datos personales. Así las cosas, y teniendo en cuenta el derecho fundamental al Habeas Data[1], nuestro objetivo principal es garantizar a todas las personas la protección de sus datos personales, el derecho a conocer su uso y destino, así como la posibilidad de oponerse o solicitar la eliminación de los mismos. El presente Manual se encuentra dirigido a quien en ejercicio de cualquier actividad y en desarrollo del objeto social de INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE S.A. (en adelante INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE), pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, y en la cual ésta actúe como encargada o responsable del tratamiento de datos personales.

 

Disposiciones generales

 

1. Marco legal

 

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario No 1377 de 2013

Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011;

 

2. Definiciones

 

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, en consonancia con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

 

a)      Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b)      Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c)       Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d)      Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e)      Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f)       Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g)      Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4. Principios

 

INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

 

a)      Principio de legalidad: La recolección y tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones vigentes y aplicables en la materia.

b)      Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recolectados por INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE debe obedecer una finalidad legítima, la cual debe        ser informada al Titular;

c)       Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con      el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato   legal o judicial que releve el consentimiento;

d)      Principio  de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe      ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,               fraccionados o  que induzcan a error;

e)      Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho      del Titular a obtener de INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f)       Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en  Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o           terceros autorizados.

g)      Principio de seguridad: Los datos personales sujetos a tratamiento por INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h)      Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

5. Autorización

 

Autorización del Titular: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos. INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

 

5.1. Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

5.2. Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

 

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prohibido el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

 

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

 

5.3. Mecanismos para otorgar la autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE y será puesta a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

 

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales:

a)      Quién recopila (responsable o encargado)

b)      Qué recopila (datos que se recaban)

c)       Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)

d)      Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados

e)      Si se recopilan datos sensibles

 

Ver modelo de Autorización – Anexo 1

 

6. Aviso de Privacidad

 

El Aviso de Privacidad es el documento físico,   electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular   para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la              forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

El Aviso de Privacidad deberá contener la siguiente información:

a)      La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;

b)      El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, y

c)       Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

 

Ver modelo de Aviso – Anexo 2

7. Deberes de INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE como responsable del Tratamiento de Datos Personales. Cuando INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

8. Derechos de los Titulares de la información. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, en su condición de Responsable del Tratamiento

c) Ser informado por INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

9. Derecho de Acceso.

 

INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. En este sentido, INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:

 

a)      Que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

b)      Que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

c)       Que el Titular tenga el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

 

10. Consultas.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE garantiza:

 

a)                  Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

b)                 Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

c)                  Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

 

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

11. Reclamos

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 17 del presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE.

 

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

 

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

 

a)      El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

b)      Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

  1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

 

12. Rectificación y actualización de datos. INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

 

a)      En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b)      INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

c)       INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

d)      Cada vez que INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

 

13. Supresión de datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a)      Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b)      Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c)       Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

a)      El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b)      La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c)       Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 

14. Revocatoria de la autorización. Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

 

15. Seguridad de la información y medidas de seguridad. En desarrollo del principio de seguridad consagrado en la Ley 1581 de 2012, INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

16. Transferencia de datos personales. INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE puede compartir con terceros información de los datos personales con motivo del desarrollo de nuestro objeto social, así como intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

 

17. Responsable de Tratamiento. INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE, en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales. INVERSIONES SUPER ROYAL CARIBE designa al área de MERCADEO para cumplir con la función de protección de datos personales, y con ello dará trámite las solicitudes de los Titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

Datos de contacto:

Calle 90 No. 14.26 Of 511

Tel: 571 6558270

Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

 

Vigencia

El presente manual rige a partir del primero (01) de Agosto de 2013.

 

[1] Constitución Política de Colombia - Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su  buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. (…)